Go / no-go: cómo decidir a qué licitaciones presentarse y cuáles descartar a tiempo

Por qué decidir si te presentas es la decisión más cara

Según la Plataforma de Contratación del Sector Público, en España se publican más de 180.000 licitaciones al año. Nadie puede leerlas todas, y menos prepararlas. Presentarse a la que no encajaba cuesta semanas de equipo. Descartar la que sí encajaba cuesta el contrato. Y presentarse a más no significa ganar más: lo que mejora los resultados es aumentar las oportunidades con buen encaje y mantener una calidad alta y constante. Por eso el go / no-go es donde más se nota el criterio: todavía no has gastado nada.

Primer filtro: ¿podemos presentarnos?

Los pliegos son los documentos que regulan la licitación. El PCAP (Pliego de Cláusulas Administrativas Particulares) suele recoger quién puede presentarse, qué solvencia se exige, qué documentación hay que aportar y cómo se valoran las ofertas; el PPT (Pliego de Prescripciones Técnicas) describe lo que se contrata. Conviene separar tres cosas: requisitos mínimos, que se cumplen o no; criterios de adjudicación, que dan puntos; y condiciones que solo describen la ejecución. Solo el primer grupo decide si puedes presentarte, y se acredita en la forma exigida o no cuenta.

• Solvencia económica, financiera, técnica o profesional, y la forma exacta en que el pliego pide acreditarla.
• Clasificaciones, acreditaciones o certificaciones exigidas como condición para participar.
• Experiencia previa acreditable, del tipo y en el formato que el expediente reconoce.
• Documentación administrativa: DEUC o declaraciones equivalentes, poderes, datos societarios, garantías.
• Fechas límite: la de presentación y la de cualquier certificado que haya que conseguir antes.

Si falta un requisito, la pregunta es doble: ¿es obligatorio? y ¿se puede conseguir antes de la fecha exigida? Un certificado que llega tarde es un no-go, por bueno que sea el encaje. Una capacidad que no tienes sola pero sí junto a otra empresa puede presentarse como UTE o mediante subcontratación, cuando el expediente lo permite. Cada caso se analiza con el pliego delante, no de memoria.

Segundo filtro: ¿encaja con lo que sabemos hacer?

Poder presentarse no es lo mismo que deber presentarse. El segundo filtro compara el contrato con la empresa real: el objeto, el presupuesto, la duración y las prórrogas, la geografía, el organismo que contrata y el equipo que tendría que ejecutarlo mientras sigue atendiendo los proyectos en marcha. Un contrato que se puede ganar pero no se puede ejecutar bien es peor que un descarte: las penalizaciones, las garantías y las condiciones especiales de ejecución están en el pliego, y se leen antes de decidir, no después de adjudicar.

Si el contrato se divide en lotes, la empresa puede presentarse a uno, a varios o a todos, según el expediente. Elegir el lote donde eres fuerte suele ser mejor decisión que cubrirlos todos: cada lote es una oferta que preparar. Y estima el esfuerzo antes de decir que sí. Hay licitaciones que se resuelven con documentación administrativa y precio, y otras que exigen una memoria técnica extensa, anexos, acreditaciones, cálculos y coordinación de varias personas. Un pliego largo con un plazo corto también es un coste.

Tercer filtro: ¿podemos ser competitivos?

Un criterio de adjudicación es lo que se usa para puntuar y comparar las ofertas. Puede ser automático, como una fórmula económica, o depender de una valoración técnica. Mira cómo se reparten los puntos. Si la mayor parte va al precio y tu margen mínimo no te deja bajar hasta donde previsiblemente estará la competencia, no hay memoria técnica que lo compense. Si pesa la valoración técnica, la pregunta cambia: qué valora realmente el órgano de contratación, qué evidencias puedes aportar y qué fortalezas deberían llevarse más espacio.

La competencia también se estima. Quién suele presentarse a contratos parecidos, con qué precio se adjudicó el anterior y con qué puntuaciones. Cuando esos datos existen, cambian la decisión; cuando no, conviene saber que se decide sin ellos. Y calcula el riesgo de que tu oferta se considere anormalmente baja: la decisión económica final debe respetar los límites, los costes y la estrategia real de la empresa, nunca al revés.

Una lista de comprobación para el go / no-go

1. ¿Podemos presentarnos? Requisitos obligatorios, solvencia y acreditaciones, punto por punto.
2. ¿Qué documentación nos falta y llega a tiempo?
3. ¿Tenemos experiencia acreditable suficiente, tal y como la pide el pliego?
4. ¿El contrato encaja con nuestras capacidades reales y con el equipo disponible?
5. ¿Cómo se reparten los puntos y dónde podemos ganarlos?
6. ¿Qué nivel de competencia puede existir y a qué precio?
7. ¿Qué riesgos tiene el expediente: penalizaciones, garantías, condiciones especiales de ejecución?
8. ¿Cuánto esfuerzo requiere preparar la oferta frente a lo que podemos ganar?
9. ¿Hay una razón clara para descartarla?

Cómo hace Carabela esta decisión

Carabela construye un contexto de cada empresa: qué vende, qué experiencia puede acreditar, qué certificaciones tiene, qué tamaño de contrato le interesa y qué riesgo está dispuesta a asumir. Con ese contexto, el análisis de licitaciones responde a las mismas preguntas de la lista para cada oportunidad que detecta: si puedes presentarte, qué te falta, qué esfuerzo requiere, qué competencia puede haber y qué haría competitiva la oferta. La finalidad es concentrar el equipo en las oportunidades con más potencial y no gastar semanas en las demás.

La decisión sigue siendo tuya. Puedes configurar que presentarse o descartar una licitación requiera tu aprobación, o delegarla y recibir solo las excepciones. Carabela no garantiza adjudicaciones, porque ninguna empresa puede, y no sustituye una opinión jurídica cuando un procedimiento la necesita. Lo que hace es que la decisión más cara del proceso deje de tomarse a ojo. Puedes ver cómo lo hace de principio a fin, de la detección a la presentación.